La méthode Kanban fait partie de la méthode agile. Si vous travaillez avec des projets où les tâches sont difficiles à estimer, ou lorsque les conditions et les priorités pourraient ou vont changer, l’utilisation de la méthode kanban va vous aider à économiser beaucoup de temps.

Qu’est ce que la méthode Kanban et pourquoi devez-vous l’utiliser ?

L’origine de la méthode Kanban

Inventée par Toyota Production System, l’objectif des systèmes Kanban, est d’arriver à équilibrer la production et la demande dans l’industrie automobile au Japon dans les années 1950.  Cela fait partie des outils du lean manufacturing, qui permet de mettre en place une production en flux tiré.

Qu’est-ce que Kanban et pourquoi, quand et comment devriez-vous l’utiliser?

Kanban est un terme japonais pour ‘sign’ ou ‘board’ indiquant ‘capacité de travail disponible’. Le concept est issu de la philosophie de production; just-in-time (JIT), où il sert à définir

  • ce qui doit être produit
  • quand devra-il être produit
  • combien devrait être produit

Dans le Kanban, il est possible d’utiliser plusieurs des mêmes méthodes dans le cadre d’un Scrum mais avec la grande différence que vous ne travaillez pas dans les itérations. Au lieu de cela, vous déterminez le nombre de tâches avec lesquelles l’équipe devrait travailler simultanément.

La façon la plus simple de commencer est de créer un tableau sur lequel l’ensemble du processus et chaque tâche sont visualisés. Cela pourrait être un tableau blanc physique réel, ou d’une façon plus pratique, un tableau numérique tel que, par exemple, Trello.

Les membres de l’équipe devraient vérifier régulièrement le tableau pour voir quelles sont les tâches en cours. Cela contraste avec le processus Scrum où vous parlez de ce qui a déjà été fait et de la prochaine étape.

Quand utiliser Kanban?

Kanban est le bon chemin à parcourir dans les projets où les tâches sont difficiles à estimer ou où les conditions et les priorités peuvent ou seront modifiées ou si vous travaillez avec une équipe composées d’individus jeunes. Ces conditions rendent difficile le travail dans les sprints (toutes les tâches prioritaires dans un sprint doivent être accomplies avant la fin du sprint, normalement un sprint durent 2-3 semaines) car vous ne le savez pas avant de commencer à travailler sur une tâche lorsque il sera finalisé à 100%.

Si vous souhaitez passer d’une cascade à un projet agile, Kanban est un moyen assez simple de faire la transition.

Utiliser Trello avec le Kanban

Démarrez avec la méthode Kanban en 5 minutes

Pour démarrer, commencer par vous créer un compte sur Trello ou logiciel équivalent.

  1. Créez un tableau et tracez trois colonnes: ‘A faire’, ‘En cours’ et ‘Terminé’
  2. Écrivez chaque tâche sur un post-it et placez-les dans la colonne ‘A faire’. Commencez par une seule couleur pour vos post-its (et investissez en post-its avec une colle extra forte, donc vous n’avez pas besoin de rechercher post-its sur le sol et essayer de déterminer à quelle colonne appartient la tâche).
  3. Chaque participant de l’équipe se dirige vers le tableau, choisit une tâche / un post-it, et la déplace de ‘A faire’ à ‘En cours’
  4. Chaque membre de l’équipe commence à travailler sur la tâche choisie.
  5. Tant que la tâche n’est pas terminée, vous devrez la garder sur le tableau. Si vous ne parvenez pas à continuer et à finaliser une tâche, déplacez le post-it de ‘En cours’ à ‘A faire’, sinon, laissez-la à  ‘En cours’. Si la tâche est terminée, déplacez le post-it dans la colonne «Terminé». Le chef de projet doit recetter la tâche. Si il ya des erreurs, alors il la redéplace dans en cours et explique à la personne qui a fait la tâche ce qui doit être corrigé, modifié.
  6. Définissez une limite dans le nombre de post-it qui devraient être dans ‘En cours’.
    Ensemble avec l’équipe, vous décidez du nombre de tâches à effectuer simultanément. Commencez par quelques-unes et concentrez-vous sur la livraison de celles-ci.
  7. Pour créer une équipe formidable et devenir mieux en travaillant les uns avec les autres, vous devez périodiquement effectuer une évaluation; 1. Qu’est-ce qui était bon, 2. qu’est-ce que nous pouvons améliorer et comment pouvons-nous mettre en œuvre les améliorations? Déterminer quand et à quelle fréquence, par ex. Jeudi matin toutes les trois semaines, et respecter cette décision.

 

Lorsque vous avez travaillé avec Kanban pendant un certain temps et que vous vous sentez à l’aise, la prochaine étape pourrait être:

  • Commencez à utiliser différentes couleurs de post-it pour mettre la tâche prioritaire ou catégorisée.
  • Créez une quatrième colonne, d’abord sur le tableau, appelée A venir’ ou ‘Backlog’, où vous mettez de nouvelles tâches qui ne sont pas encore priorisées dans la colonne ‘ToDo’.
  • Augmenter le nombre de tâches pouvant être exécutées simultanément ou le nombre de membres de l’équipe.
  • Commencez à estimer le temps pour chaque tâche et à comparer le temps réel passé.
  • Testez différentes façons de travailler pour trouver celui qui vous convient le mieux.
  • Utilisez des évaluations pour trouver de nouvelles et meilleures façons de travailler.

Enfin, ne devenez pas trop confiant dans le processus Kanban et attendez-vous à résoudre les choses automatiquement. Au lieu de cela, voyez-le comme une méthode pour hiérarchiser les tâches et résoudre les goulets d’étranglement. C’est vous, en équipe, qui faites la magie et résolvez les tâches en priorisant, en travaillant ensemble et en collaborant de manière complètement transparente les uns avec les autres. Et pour être honnête, ce genre de travail a plus à voir avec la dynamique de votre équipe qu’avec Kanban.

Pour utiliser Trello gratuitement, cliquez-ici

Comment utiliser la méthode Kanban dans la gestion de projet avec votre équipe ?

L’une des choses les plus difficiles dans la gestion de projet est d’avoir un aperçu rapide du projet et, en même temps, zoomer facilement sur les détails dans le projet. La méthode Kanban peut vous aider à manager des projets et les équipes projet tout en douceur. Avec l’aide d’un outil en ligne qui va soutenir la méthode, c’est encore mieux.

Il existe plusieurs outils en ligne que vous pouvez utiliser pour mettre en place la méthode Kanban dans votre équipe. Basecamp, Evernote, Wunderlist et Asana sont de bons exemples que vous pouvez tester avant de décider quel outil choisir. Dans cet article, je me concentrerais principalement sur la façon de mettre en place la méthode Kanban à l’aide de l’outil Trello.

Pour aller plus loin Comment aider les autres à être plus productif ?

Comment démarrer avec Trello?

Le Kanban et la gestion d'équipe

  • Créez votre compte sur https://trello.com/signup
  • Préparez votre tableau Kanban avec 3 listes: ‘À faire’, ‘En cours’ et ‘Terminé’ (normalement Trello vous le propose pour le 1er tableau)
  • Je vous conseille de créer un tableau par projet, et d’attribuer une couleur de fond par projet, ça permettra de se retrouver plus facilement.
  • Ajouter des “Power-ups” de votre choix. En version gratuite vous pouvez en ajouter 2, je vous recommande Google Drive, si votre entreprise est passé sous Google Business, vous pourrez ajouter facilement des pièces jointes depuis le Drive. Ajouter également Calendrier afin de pouvoir assigner des dead line aux tâches.
  • Créez toutes les tâches qui doivent être effectuées et ajoutez toutes les informations nécessaires sur chaque carte

 

Comment créer une tâche pour que cela soit efficace ?

Dans Trello, les tâches sont appelées cartes. Vous devez créer toutes vos tâches dans A faire.

gestion d'équipe et Kanban

Comment travailler avec les tableaux ?

Lorsqu’une personne commence à travailler sur une tâche, la carte est déplacée de ‘To Do’ à ‘En cours’ et la personne l’ajoute à la carte. Chaque carte devrait avoir un, et une seule personne responsable (PRD = personne responsable directement).

Tant que le membre du projet travaille sur la tâche, il reste en phase « En cours ».

Lorsque la tâche est considérée comme terminée, la carte est passée de «En cours» à «Terminé» et le membre du projet qui vient de finir la tâche en question, doit ensuite ajouter une personne qui révise (généralement le chef de projet) à la carte. L’évaluateur (Chef de projet) dispose maintenant de 2 choix, de rejet ou d’approbation de la tâche en tant que «fait».

Tant qu’il y a des cartes dans la liste ‘To Do’, il est facile pour tout le monde de l’équipe de projet de commencer par de nouvelles tâches et ils n’ont pas besoin d’attendre que leurs tâches soient approuvées ou rejetées.

Maintenant, vous êtes prêt à commencer!

Ajoutez votre équipe de projet et commencez à travailler. Vous allez tous apprendre en faisant. Avant que l’équipe commence, assurez-vous que tout le monde connaisse l’objectif pour chaque tâche et la façon de travailler avec le tableau.

Si la tâche est approuvée, vous devez l’archiver, mais si elle n’est pas approuvée, déplacez la carte en continu et remplacez-vous par le membre du projet responsable de la finalisation de la tâche. Vous devez laisser un commentaire clair ou des détails sur la carte afin que la personne affectée à la tâche sache quoi faire.

Ce processus se poursuit jusqu’à ce que toutes les tâches du projet soient terminées